Die Team-App für Vor-Ort-Apotheken

Rückrufe, AMK-Meldungen und Prüfungen – alles in einer App.

apoSync bündelt Ihre Pflichtaufgaben an einem Ort: betroffene Produkte schnell prüfen, Rückrufe lückenlos dokumentieren und alles gemeinsam im Team bearbeiten – revisionssicher und ohne großen Schulungsaufwand.

Kostenlos registrieren Funktionen ansehen
  • Revisionssicher & auditkonform
  • Leitlinienkonforme Checklisten
  • Web, iOS & Android
  • Derzeit kostenlos
apoSync-Dashboard auf dem Smartphone mit offenen AMK-Meldungen, Rückrufen und Prüfungen
RevisionssicherDokumentation gemäß gesetzlichen Anforderungen
LeitlinienkonformIntegrierte Checklisten für Sichtprüfungen
TeamfähigBearbeitungsstatus fürs ganze Team sichtbar
Ein Produkt der ARZ ServiceIhr Partner für Apotheken
Funktionen

Alles, was Ihr Apothekenteam für Sicherheit und Compliance braucht

Von der ersten Meldung bis zur fertigen Dokumentation – apoSync begleitet jeden Schritt.

Rückrufe

Betroffene Produkte schnell prüfen und Rückrufe vollständig digital abschließen – passende Unterlagen wie Retourenbrief, Vernichtungsprotokoll oder APG-Formular werden automatisch erstellt.

… mehr anzeigenweniger anzeigen
  1. Push-Benachrichtigung, sobald ein neuer Rückruf eingeht.
  2. Alle Angaben auf einen Blick: Charge, Begründung, Handlungsanweisung, Frist, Erstattung und Retourenadresse.
  3. Bestandsprüfung: Barcode der PZN mit der Warenwirtschaft abgleichen und Stückzahl je Charge erfassen – oder „Artikel nicht im Bestand“ wählen.
  4. Zusammenfassung prüfen und Bearbeitung verbindlich abschließen.
  5. Unterlagen wie Retourenbrief oder Vernichtungsprotokoll werden erstellt, der Rückruf wird archiviert.

Ware später doch gefunden? Etwa in der Notdienstschublade: Bearbeitungsstatus zurücksetzen – bisherige Angaben bleiben erhalten.

Sammelbearbeitung möglich

AMK-Meldungen

Alle Mitteilungen der Arzneimittelkommission mit Quellen und Anhängen im Blick. Lesestatus im Team nachvollziehen und intern per Kommentar abstimmen.

… mehr anzeigenweniger anzeigen
  1. Neue Meldungen erscheinen bei jedem unter „Meine ungelesenen“.
  2. Vollständiger Meldungstext mit Quellen, Hintergrundinformationen und Anhängen.
  3. Mit „Als gelesen markieren“ bestätigen und bei Bedarf intern kommentieren.
  4. „Alle offenen“ zeigt, wer im Team bereits gelesen hat und wer noch nicht.
  5. Haben alle gelesen, wird die Meldung automatisch archiviert und revisionssicher dokumentiert.

Im Team-Meeting besprochen? Meldungen lassen sich auch manuell archivieren – am besten mit kurzer Begründung im Kommentar.

Kommentarfunktion

Sichtprüfung

Fertigarzneimittel, apothekenpflichtige Medizinprodukte und Nebensortiment in vier Schritten prüfen – mit strukturierten Prüfungsfragen nach ApBetrO, Fotos und Mängelmeldung per Knopfdruck an die AMK.

… mehr anzeigenweniger anzeigen
  1. PZN erfassen: PZN oder securPharm-Code (DMC) per Scanner, Kamera oder manuell – PZN und Verfalldatum werden automatisch geprüft, die Charge wird übernommen.
  2. Produktdetails: Stammdaten werden angezeigt, Prüfanlass auswählen (Prüfung/Anbruch in der Apotheke oder Rückgabe durch Patienten).
  3. Prüfungsfragen: Strukturiert nach ApBetrO und AMG – Mängel per Auswahl, Anmerkungen und Fotos.
  4. Zusammenfassung: Ergebnis speichern und bei Mängeln direkt an die AMK melden.

Für drei Produktarten: Fertigarzneimittel, apothekenpflichtige Medizinprodukte und apothekenpflichtiges Nebensortiment.

Meldung an die AMK

Geräteprüfung

Prüf- und eichpflichtige Geräte mit Prüffrist anlegen, Prüfungen mit Dokumenten und Bildern festhalten und rechtzeitig vor der Fälligkeit erinnert werden.

… mehr anzeigenweniger anzeigen
  1. Gerät anlegen: Bezeichnung, Gerätetyp und Prüffrist – optional Standort, Hersteller, Serien- und Inventarnummer.
  2. Die Geräteliste zeigt, wann die nächste Prüfung fällig ist.
  3. Prüfung dokumentieren: Datum, Ergebnis, Anmerkung, nächster Termin sowie Dokumente oder Bilder.
  4. Push-Erinnerung einstellen – wie viele Wochen vor der Fälligkeit Sie informiert werden möchten.

Alles nachvollziehbar: In der Geräteansicht sehen Sie alle bisher erfolgten Prüfungen.

Erinnerung per Push

Teamarbeit & Push

Jederzeit kontrollieren, wer im Team welche Meldung gelesen und bearbeitet hat. Push-Benachrichtigungen lassen sich für jedes Ereignis einzeln ein- und ausschalten.

Individuell einstellbar

Wissenscenter

Handbücher, Kurzbeschreibungen und weitere hilfreiche Informationen stehen zentral und jederzeit abrufbar bereit.

Alles an einem Ort

Bestand per Scan

apoSync zeigt zu jeder betroffenen PZN einen Barcode an – einfach mit dem Scanner Ihrer Warenwirtschaft abgleichen und die Stückzahl je Charge erfassen.

Abgleich mit der Warenwirtschaft

Downloads & Protokolle

Alle Protokolle zu Rückrufen, AMK-Meldungen und Prüfungen nach Jahr und Monat sortiert – ansehen, herunterladen oder direkt per E-Mail versenden.

Audit-ready
Einblicke

So sieht apoSync im Alltag aus

Übersichtlich, klar strukturiert und für die Arbeit am HV-Tisch gemacht.

Vorteile

Weniger Aufwand. Mehr Sicherheit. Volle Transparenz.

  • Alles an einem Ort Statt verstreuter E-Mails, Ausdrucke und Excel-Listen – papierlos und QMS-konform.
  • Zeit sparen Rückrufmeldungen gesammelt bearbeiten, betroffene Chargen per Barcode mit der Warenwirtschaft abgleichen – Unterlagen werden automatisch erstellt.
  • Audit-ready Revisionssichere, auditkonforme Dokumentation gemäß gesetzlichen Anforderungen – jederzeit abrufbar.
  • Sofort startklar Intuitive Bedienung, die sich Ihrem Apothekenalltag anpasst – ganz ohne großen Schulungsaufwand.
  • Überall verfügbar Im Browser, auf dem Smartphone oder Tablet – mit iOS- und Android-App.
Prüfungsergebnisse mit Mängeln, Fotos und Meldung an die AMK
So funktioniert's

In drei Schritten startklar

  1. 1

    Registrieren

    Über das Registrierungsformular Apotheke und Benutzer in wenigen Minuten anlegen – auch ohne ARZ-Abrechnungsvertrag.

  2. 2

    Anmelden & Team einrichten

    Im Browser oder in der App für iOS und Android anmelden, Mitarbeitende hinzufügen und Push-Benachrichtigungen aktivieren.

  3. 3

    Loslegen

    Rückrufe, AMK-Meldungen und Prüfungen gemeinsam bearbeiten – alles wird automatisch dokumentiert.

apoSync immer dabei

Laden Sie die App für iOS und Android herunter oder nutzen Sie apoSync direkt im Browser.

Laden imApp Store Jetzt beiGoogle Play Direkt imBrowser öffnen
FAQ

Häufige Fragen

Für wen ist apoSync gedacht?

apoSync richtet sich an Vor-Ort-Apotheken und ihre Teams, die Rückrufe, AMK-Meldungen, Sichtprüfungen und Geräteprüfungen einfach, gemeinsam und revisionssicher erledigen möchten.

Wie registriere ich meine Apotheke?

Öffnen Sie das Registrierungsformular – alternativ auf der Login-Seite über „Neu registrieren“. In drei Schritten erfassen Sie Ihre Apotheke (u. a. Apotheken-IK und Adresse), legen Ihren Benutzer an und prüfen die Zusammenfassung. Ein Abrechnungsvertrag mit der ARZ Service ist nicht erforderlich.

Wie melde ich mich an?

Sie melden sich direkt im Browser unter aposync.arz-service.de/login oder in der App an – auch ohne Abrechnungsvertrag mit der ARZ Service. Bei der ersten Anmeldung ist eine einmalige Einwilligung zur Kontaktaufnahme erforderlich, die Sie jederzeit unter „Mein Konto“ einsehen und anpassen können.

Auf welchen Geräten kann ich apoSync nutzen?

apoSync läuft in allen aktuellen Webbrowsern (Chrome, Edge, Safari, Firefox) sowie als App für Smartphone und Tablet – im App Store und bei Google Play unter „apoSync V3“. Die genauen Systemvoraussetzungen finden Sie im jeweiligen Store. Eine normale WLAN- oder Mobilfunkverbindung reicht aus.

Wie füge ich Mitarbeitende hinzu?

Über Ihr Benutzer-Icon in apoSync öffnen Sie die Benutzerverwaltung. Dort legen Sie neue Mitarbeitende mit Name und E-Mail-Adresse an und ordnen ihnen eine oder mehrere Apotheken zu. Die neue Person erhält eine E-Mail und vergibt ihr eigenes Passwort. Bitte beachten Sie: Jede E-Mail-Adresse kann nur einem Benutzerkonto zugeordnet werden.

Eignet sich apoSync auch für Filialverbünde?

Ja. apoSync richtet sich an Inhaber:innen, Filialleitungen und das Team im Handverkauf. Mitarbeitenden können eine oder mehrere Apotheken zugeordnet werden.

Welche Push-Benachrichtigungen gibt es?

Sie entscheiden selbst, worüber Sie informiert werden möchten. Standardmäßig aktiv sind Benachrichtigungen zu neuen AMK-Meldungen und neuen Rückrufen. Zusätzlich einschalten können Sie Erinnerungen an offene AMK-Meldungen (persönlich oder im Team), offene Rückrufe, überfällige Fertigarzneimittel-Prüfungen und bevorstehende Geräteprüfungen – jeweils mit frei wählbarem Zeitraum.

Ab wann werden Meldungen angezeigt?

Standardmäßig ab dem Datum Ihrer Registrierung. Unter „Mein Konto“ können Sie jederzeit ein anderes Startdatum für AMK- und Rückrufmeldungen wählen.

Ist die Dokumentation rechtssicher?

apoSync sorgt für eine revisionssichere, auditkonforme Dokumentation gemäß den gesetzlichen Anforderungen. Alle Bearbeitungsschritte werden nachvollziehbar protokolliert.

Brauchen wir eine Schulung?

Nein, apoSync ist intuitiv aufgebaut. Für den Einstieg stehen im Wissenscenter Handbücher und Kurzbeschreibungen bereit.

Was kostet apoSync?

apoSync ist derzeit kostenlos nutzbar. Über mögliche Änderungen informieren wir Sie rechtzeitig.

Starten Sie jetzt mit apoSync

Reduzieren Sie Ihren Aufwand bei Rückrufen, AMK-Meldungen und Sichtprüfungen nachhaltig. Fragen? Wir beraten Sie gerne persönlich.

Jetzt registrieren E-Mail schreiben +49 2129 5563390