Medikamenten-Rückrufe

Erfahren Sie hier Schritt für Schritt, wie Sie mit ApoSync die Medikamentenrückrufe von ABDA und Phagro bearbeiten können.

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Schritt 1: Benachrichtigungen

Wenn Sie Push Notifications aktiviert haben, erhalten Sie von uns automatisch eine Benachrichtigung, wenn neue Medikamentenrückrufe eingegangen sind. Sollten Sie das nicht getan haben, fahren Sie entweder mit Schritt 2 fort oder aktivieren Sie Push Notifications für ApoSync in den Systemeinstellungen Ihres Telefons.

Schritt 1: Benachrichtigungen

Wenn Sie Push Notifications aktiviert haben, erhalten Sie von uns automatisch eine Benachrichtigung, wenn neue Medikamentenrückrufe eingegangen sind. Sollten Sie das nicht getan haben, fahren Sie entweder mit Schritt 2 fort oder aktivieren Sie Push Notifications für ApoSync in den Systemeinstellungen Ihres Telefons.

Schritt 2: Übersicht aller Rückrufe

Tappen Sie auf die Push Notification im Sperrbildschirm Ihres Telefons oder navigieren Sie in ApoSync über "Arzneimittelrückrufe" in die Liste aller aktueller Arzneimittelrückrufe. Hier sehen Sie eine chronologisch geordnete Liste Ihrer noch nicht bearbeiteten Rückrufe. Wählen Sie den gewünschten Eintrag per Tap aus.

Sie erkennen den Status eines Rückrufs an dem Punkt vor dem Rückruf:

  • Ein roter Punkt bedeutet, dass Sie mindestens eines der zurückgerufenen Medikamente in Ihrem Warenlager haben.
  • Ein gelber Punkt bedeutet, dass Sie keines der zurückgerufenen Medikamente in Ihrem Warenlager haben.
  • Ein grauer Punkt bedeutet, dass ApoSync den Bestand Ihres Warenlagers nicht kennt.
  • Kein Punkt bedeutet, dass dieser Rückruf bereits bearbeitet wurde.

Schritt 2: Übersicht aller Rückrufe

Tappen Sie auf die Push Notification im Sperrbildschirm Ihres Telefons oder navigieren Sie in ApoSync über "Arzneimittelrückrufe" in die Liste aller aktueller Arzneimittelrückrufe. Hier sehen Sie eine chronologisch geordnete Liste Ihrer noch nicht bearbeiteten Rückrufe. Wählen Sie den gewünschten Eintrag per Tap aus.

Sie erkennen den Status eines Rückrufs an dem Punkt vor dem Rückruf:

  • Ein roter Punkt bedeutet, dass Sie mindestens eines der zurückgerufenen Medikamente in Ihrem Warenlager haben.
  • Ein gelber Punkt bedeutet, dass Sie keines der zurückgerufenen Medikamente in Ihrem Warenlager haben.
  • Ein grauer Punkt bedeutet, dass ApoSync den Bestand Ihres Warenlagers nicht kennt.
  • Kein Punkt bedeutet, dass dieser Rückruf bereits bearbeitet wurde.

Schritt 3: Charge identifizieren

Sollten Sie ApoSync mit Ihrer Apothekensoftware verbunden haben, unterstützen wir Sie in der Identifizierung der betroffenen Arzneimittel. Von Ihnen zu bearbeitende Medikamente sind am Rand rot eingefärbt. Grün eingefärbt werden die Arzneimittel, die Sie nicht auf Lager haben. Sollten Sie keine Warenwirtschaft angeschlossen haben, wird dies mit einem grauen Balken und dem Hinweis „Bestand unbekannt“ angezeigt.

Schritt 3: Charge identifizieren

Sollten Sie ApoSync mit Ihrer Apothekensoftware verbunden haben, unterstützen wir Sie in der Identifizierung der betroffenen Arzneimittel. Von Ihnen zu bearbeitende Medikamente sind am Rand rot eingefärbt. Grün eingefärbt werden die Arzneimittel, die Sie nicht auf Lager haben. Sollten Sie keine Warenwirtschaft angeschlossen haben, wird dies mit einem grauen Balken und dem Hinweis „Bestand unbekannt“ angezeigt.

Schritt 4: Charge bearbeiten

Tappen Sie auf das Arzneimittel, die Sie bearbeiten möchten. Sie sehen nun im oberen Bereich des Screens noch einmal alle wichtigen Daten zusammengefasst: Name, Wirkstoffgehalt, Packungsgröße und PZN. Darunter werden die zurückgerufenen Chargen des Arzneimittels aufgelistet. Bitte geben Sie hier über die Plus-/Minus-Buttons die Menge der von Ihnen zurückzusendenden Packungen ein. Haben Sie das Arzneimittel nicht auf Lager können Sie durch den Button „Alle auf Null setzen“, den Bestand aller Chargen auf Null setzen. Hierdurch werden alle zurückzusendenden Packungen wieder auf 0 gesetzt. Wenn Sie für jede Charge die gewünschte Anzahl eingestellt haben sollten, verlassen Sie diesen Screen wieder über den Zurück-Button in der linken oberen Ecke.

Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Arzneimittel, die Sie innerhalb dieses Rückrufs bearbeiten müssen.

Schritt 4: Charge bearbeiten

Tappen Sie auf das Arzneimittel, die Sie bearbeiten möchten. Sie sehen nun im oberen Bereich des Screens noch einmal alle wichtigen Daten zusammengefasst: Name, Wirkstoffgehalt, Packungsgröße und PZN. Darunter werden die zurückgerufenen Chargen des Arzneimittels aufgelistet. Bitte geben Sie hier über die Plus-/Minus-Buttons die Menge der von Ihnen zurückzusendenden Packungen ein. Haben Sie das Arzneimittel nicht auf Lager können Sie durch den Button „Alle auf Null setzen“, den Bestand aller Chargen auf Null setzen. Hierdurch werden alle zurückzusendenden Packungen wieder auf 0 gesetzt. Wenn Sie für jede Charge die gewünschte Anzahl eingestellt haben sollten, verlassen Sie diesen Screen wieder über den Zurück-Button in der linken oberen Ecke.

Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Arzneimittel, die Sie innerhalb dieses Rückrufs bearbeiten müssen.

Schritt 5: Formulare ausdrucken

Wenn Sie alle Arzneimittel des Rückrufs bearbeitet haben, können Sie sowohl das APG Formular des Rückrufs (wenn zutreffend) oder das Rückruf-Formular erstellen. Das APG Formular nutzen Sie zur Rücksendung betroffenen Arzneimittelchargen über den pharmazeutischen Großhandel.

Das Rückrufformular können Sie für die interne Dokumentation nutzen oder als Beilage zu allen anderen Rückrufen. Sie öffnen die Formulare über den Button „APG Formular erstellen“ bzw. „Rückrufform. erstellen“.

Ihre Daten wie z.B. Kundennummer, Großhändler und Kundenummer zu Ihrem Großhändler werden für das Ausfüllen der Formulare aus Ihrem Apothekenprofil übernommen. Sie können die erstellten Formulare über Ihren AirPrint fähigen Drucker sofort ausdrucken.

Schritt 5: Formulare ausdrucken

Wenn Sie alle Arzneimittel des Rückrufs bearbeitet haben, können Sie sowohl das APG Formular des Rückrufs (wenn zutreffend) oder das Rückruf-Formular erstellen. Das APG Formular nutzen Sie zur Rücksendung betroffenen Arzneimittelchargen über den pharmazeutischen Großhandel.

Das Rückrufformular können Sie für die interne Dokumentation nutzen oder als Beilage zu allen anderen Rückrufen. Sie öffnen die Formulare über den Button „APG Formular erstellen“ bzw. „Rückrufform. erstellen“.

Ihre Daten wie z.B. Kundennummer, Großhändler und Kundenummer zu Ihrem Großhändler werden für das Ausfüllen der Formulare aus Ihrem Apothekenprofil übernommen. Sie können die erstellten Formulare über Ihren AirPrint fähigen Drucker sofort ausdrucken.

Schritt 6: Formulare versenden

Neben dem sogenannten „Teilen“ mit allen auf Ihrem Telefon verfügbaren Apps (z.B. Email, WhatsApp, Facebook Messenger etc.) können Sie Formulare auch per Mail an Kollegen oder Ihre Apothekenemailadresse senden.

Tippen Sie hierfür auf den Button in der Mitte „Als Mail senden“. Hierauf öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Empfängeradresse eintragen können. Standardmäßig ist die Email-Adresse Ihrer Apotheke voreingetragen. Sie können diese von Hand ändern oder Sie wählen den gewünschten Kontakt direkt aus Ihrem Adressbuch aus. Sobald die Empfängeradresse komplett scheint, färbt sich der Senden-Button rot. Anschließend bestätigen Sie den Versandauftrag mit einem Tap auf den Button „Senden“.

Hinweis: als Absender sieht der Empfänger die Adresse keine_antwort@aposync.de. Sollte keine Mail im Postfach erscheinen, überprüfen Sie bitte den Spam-Ordner.

Schritt 6: Formulare versenden

Neben dem sogenannten „Teilen“ mit allen auf Ihrem Telefon verfügbaren Apps (z.B. Email, WhatsApp, Facebook Messenger etc.) können Sie Formulare auch per Mail an Kollegen oder Ihre Apothekenemailadresse senden.

Tippen Sie hierfür auf den Button in der Mitte „Als Mail senden“. Hierauf öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Empfängeradresse eintragen können. Standardmäßig ist die Email-Adresse Ihrer Apotheke voreingetragen. Sie können diese von Hand ändern oder Sie wählen den gewünschten Kontakt direkt aus Ihrem Adressbuch aus. Sobald die Empfängeradresse komplett scheint, färbt sich der Senden-Button rot. Anschließend bestätigen Sie den Versandauftrag mit einem Tap auf den Button „Senden“.

Hinweis: als Absender sieht der Empfänger die Adresse keine_antwort@aposync.de. Sollte keine Mail im Postfach erscheinen, überprüfen Sie bitte den Spam-Ordner.

Schritt 7: Bearbeitung abschließen

Tappen Sie unten rechts auf den Button "Bearbeitung abschließen". Ihre Kollegen wissen nun, dass Sie diese Rücksendung bereits abgewickelt haben. Falls Sie im Nachhinein noch Änderungen vornehmen wollen, öffnen Sie einfach den Eintrag erneut und tragen die Änderungen nach.

Schritt 7: Bearbeitung abschließen

Tappen Sie unten rechts auf den Button "Bearbeitung abschließen". Ihre Kollegen wissen nun, dass Sie diese Rücksendung bereits abgewickelt haben. Falls Sie im Nachhinein noch Änderungen vornehmen wollen, öffnen Sie einfach den Eintrag erneut und tragen die Änderungen nach.

Schritt 8: Bearbeitete Rückrufe erkennen

Haben Sie Ihre Rückrufe durch Tap auf den Button „Bearbeitung abschließen“ geschlossen, werden diese Rückrufe ab sofort ohne den Bestandsampelpunkt in Rot, Gelb oder Grau angezeigt. Zudem wird über dem Rückruf der Statustext „Bearbeitet“ angezeigt. Sollten Sie zudem Änderungen an der Anzahl der Chargen vorgenommen haben, wird dies durch kleine rote Doppelpfeile rechts oben neben dem Uhrzeitstempel angezeigt.

Schritt 8: Bearbeitete Rückrufe erkennen

Haben Sie Ihre Rückrufe durch Tap auf den Button „Bearbeitung abschließen“ geschlossen, werden diese Rückrufe ab sofort ohne den Bestandsampelpunkt in Rot, Gelb oder Grau angezeigt. Zudem wird über dem Rückruf der Statustext „Bearbeitet“ angezeigt. Sollten Sie zudem Änderungen an der Anzahl der Chargen vorgenommen haben, wird dies durch kleine rote Doppelpfeile rechts oben neben dem Uhrzeitstempel angezeigt.

Schritt 9: Bearbeitete Rückrufe aussortieren

Sie können für mehr Transparenz bei Ihren Rückrufen sorgen, indem Sie alle bereits bearbeiteten Rückrufe ausblenden. Tappen Sie hierfür auf das Filtern-Icon rechts oben (drei horizontale Linien in einem Kreis). Wollen Sie die Filterung zurücknehmen, tappen Sie erneut auf das Filtern-Icon.

Schritt 9: Bearbeitete Rückrufe aussortieren

Sie können für mehr Transparenz bei Ihren Rückrufen sorgen, indem Sie alle bereits bearbeiteten Rückrufe ausblenden. Tappen Sie hierfür auf das Filtern-Icon rechts oben (drei horizontale Linien in einem Kreis). Wollen Sie die Filterung zurücknehmen, tappen Sie erneut auf das Filtern-Icon.